El Sistema de Control Gubernamental tiene como objetivo mejorar la eficiencia en la captación y uso de los recursos públicos en las operaciones del Estado; la confiabilidad de la información que se genere sobre los mismos; los procedimientos para que todo ejecutivo rinda cuenta oportuna de los resultados de su gestión y tenga la capacidad administrativa necesaria, para impedir o identificar el manejo inadecuado de los recursos del Estado.
El Control Gubernamental se aplica sobre el funcionamiento de los sistemas de administración de los recursos públicos y está integrado por el sistema de Control Interno y el Sistema de Control Externo Posterior.
2.1. Sistema de Control Interno
Este sistema debe ser establecido en cada entidad pública con la finalidad de promover que los actos administrativos se sujeten a derecho; protegiendo sus recursos contra irregularidades, fraudes y errores; asegurando que se genere información útil, oportuna, confiable y verificable; promover la eficiencia de sus operaciones y lograr el cumplimiento de sus planes, programa y presupuestos. Está integrado por los Sistemas de Control Interno Previo y Posterior a cargo de los responsables superiores de las entidades en el primer caso y de la auditoría interna en el segundo.
2.1.1 Sistema de Control Interno Previo: Está conformado por el conjunto de elementos de control, entendidos como los procedimientos y medidas contenidos en los reglamentos, manuales y procedimientos de cada entidad. Debe ser aplicado por todos los servidores públicos antes de la ejecución de sus operaciones y actividades. La Ley 1178 prohíbe expresamente crear unidades que centralicen el control o atribuir esta tarea a la Unidad de Auditoría Interna.
2.1.2 Sistema de Control Interno Posterior: Debe ser practicado por los “responsables superiores” respecto de los resultados alcanzados por las operaciones y actividades bajo su directa competencia y por las Unidades de Auditoría Interna.
2.1.3 Unidad de Auditoría Interna: Realiza las tareas de control posterior a ser establecidas y aplicadas por una unidad especializada de la entidad, que no participa en ninguna actividad administrativa y depende del máximo ejecutivo de la entidad, sea ésta colegiada o no. Mayor información sobre la Unidad de Auditoría Interna, sus responsabilidades y funciones, se expone en los numerales 4.2 y 6.3.
2.2 Sistema de Control Externo Posterior
El Sistema de Control Externo Posterior, se practica mediante la auditoría externa independiente e imparcial, respecto a operaciones ya ejecutadas. Tiene por objetivos generales, aumentar la eficiencia de los sistemas de administración y control interno; mejorar la pertinencia, oportunidad, confiabilidad y razonabilidad del sistema de información gerencial, contribuir al incremento del grado de economía y eficiencia de las operaciones e informar a las autoridades competentes, sobre los resultados de las auditorías realizadas, a fin de facilitar el cumplimiento de las acciones administrativas o judiciales que sean pertinentes.
El Sistema de Control Externo por la Ley N° 1178, ha sido encomendado a la Contraloría General, Unidades de Auditoría Interna de las entidades que ejercen tuición y las firmas o profesionales independientes contratados para el efecto.
2.2.1 Información para fines de Control Externo Posterior: Conforme establece la Ley N° 1178, todo servidor público de las entidades públicas sujetas a control externo posterior, tiene la obligación de exhibir la documentación o información necesarias para el examen y facilitar las copias requeridas con las limitaciones contenidas en los artículos 51, 52 y 56 del Código de Comercio. El incumplimiento de esta disposición puede generar responsabilidad penal, conforme lo dispone el artículo 36 de la Ley N° 1178.
2.3 Normatividad del Sistema de Control Gubernamental
La Contraloría General, en su calidad de Órgano Rector del Sistema, ha emitido normas básicas que deben ser cumplidas por las entidades públicas. Citamos entre las más relevantes:
- Normas de Auditoría Gubernamental (NAG)
- Principios, Normas Generales y Básicas de Control Interno Gubernamental.
- Guía Para la aplicación de los Principios, Normas Generales y Básicas de Control Interno Gubernamental.
- Guía para la evaluación del proceso de control interno
- Instructivos para el ejercicio de la Auditoría Interna